Час – гроші: як правильно спланувати свій день

За статистикою, 60% українців нераціонально використовують час. Як правило, є багато важливих справ, котрі нам не вдається правильно розподілити. Така проблема є особливо актуальною для мешканців міста. В шаленому ритмі мегаполіса складно передчути затори на дорогах, раптову зустріч або міський казус. Тож як спланувати свій насичений день так, щоб усе встигнути? 


Щоденник справ

Найкраще людина сприймає зорову інформацію. Коли ми вибудовуємо плани на наступний день, інформації в голові настільки багато, що сконцентруватися просто неможливо. Тому ідеальним варіантом для того, щоб перестати нервувати в процесі побудови робочого дня, є блокнот справ. Після обіду або вечері варто написати, яким чином буде відбуватися той чи інший день, розрахувати час, якщо це потрібно. Визначте для кожної справи ступінь терміновості й важливості.

Терміновість 1: закінчити сьогодні до 6 вечора.
Терміновість 2: закінчити завтра до 6 вечора.
Терміновість 3: закінчити до кінця тижня.
Терміновість 4: закінчити наступного тижня.

Якщо справ багато, ви можете розбити ці групи на підгрупи. Приміром, терміновість 1 означатиме, що справу необхідно закінчити просто зараз, а терміновість 1.5, що у вас є час до кінця робочого дня.

Розподіляйте сили

Кожна людина через певний час втомлюється. Цей процес складно зупинити або змінити, але ми можемо його регулювати. Експерти рекомендують дотримуватися певних критеріїв виконання справ. Наприклад, якщо вам необхідно закінчити проект до кінця тижня, то працюйте над ним потроху кожен день. Важливо сконцентруватися на тому, що необхідно, і не відриватися через дрібниці. Коли ви закінчили одну справу, то переходьте до наступної. А коли розібралися з усіма справами, які запланували на цей день, то переходьте до справ наступного дня. Останнім виконаним завданням кожного вашого дня має бути складання списку справ на завтра. Це допоможе вам не збиватися з наміченого шляху. Таким чином, розподіливши свої сили на певні частини, людина здатна вдало впоратись із поставленими завданнями та мати час на відпочинок.

Жайворонок проти сови

Всім відомо, що людей можна розподілити на жайворонків та сов. Перші рано прокидаються, встигають зробити хатні справи, попрацювати, ще й родину нагодувати. Але ввечері їх краще не чіпати, бо сил немає, спати хочеться, і робота вже ні до чого. Другі ж сплять до обіду, а якщо рано прокинуться, то потім ще півдня п’ють каву, щоб розплющити очі. А ввечері сил хоч відбавляй: робота, гулянки, натхнення. Саме тому важливо враховувати власну індивідуальну активність протягом дня. Хтось працює краще вранці, а хтось після обіду. До якої б групі ви не належали, плануйте справи з урахуванням власної продуктивності. Якщо щось робити через силу – сенсу від цього буде дуже мало, ще й гірше зробите.

Частини праці

Вчені довели, що 45 хвилин роботи треба розбивати 10 хвилинами відпочинку. На жаль, такий режим роботи майже ніхто собі дозволити не може. Хіба що італійці або іспанці зі своїми “сієстами” на 2-3 години. В українців все набагато складніше, але в будь-якому разі перерви необхідні. Змагайтеся з годинником протягом усього робочого дня. Намагайтеся працювати інтервалами, наприклад, у 60 хвилин, а потім перерва на 5-10 хвилин. Поставте собі за мету закінчити за кожен проміжок часу частину якогось завдання або ж всю задачу повністю.

Швидкий прогрес

Коли ви закінчили всі заплановані справи, ви відчуваєте полегшення і приємну втому після роботи. Ви бачите, чого досягли за цей день, і це, безумовно, підштовхує вашу мотивацію. Аналіз зробленої роботи займає небагато часу, але це надзвичайно важливо для нашої самооцінки. Річ у тому, що чітко окресливши всі зроблені моменти, ми не тільки можемо спланувати наступний день, а й похвалити себе за зроблену працю. Тоді з’явиться натхнення і задоволення від буденного.

Ти не один

Інколи кажуть: “Ніхто за нас краще цю роботу не зробить”. Можливо, так воно і є, але допомога ніколи не буває зайвою. Якщо взяти всі турботи на себе, великого сенсу від цього не буде, бо, знову ж таки, людина втомлюється, це є природним. Насправді, вдумливий розподіл роботи підвищує ефективність її виконання. Для цього і створюються колективи.

Час для розваг

Робота вимагає від нас серйозної концентрації та уваги. Ми приходимо до дому і все одно думаємо про те, що буде завтра на роботі. Весь свій вільний час ми подумки працюємо. Але це неправильно. Час від часу потрібно давати своєму організму години на відпочинок і розваги. Важливо, щоб не тільки фізичний стан покращився, а й морально ви були незалежні. Вченими доведено, що психологічний стан людини впливає на її здоров’я. Не обов’язково присвячувати розвагам занадто багато часу, важливо робити це регулярно.

Сон – найкращий відпочинок

Сон – ще одна важлива складова працездатності. Буває таке, що спати хочеться, але не дуже, і ви думаєте, що краще попрацювати. Ви помиляєтесь. Краще раніше піти спати і завтра з новими силами йти в бій. Спати потрібно від восьми до десяти годин. Так, в шаленому ритмі міста зробити це дуже складно. Але це справді варте того, бо сили з’являться моментально.

Час на вітер

Чим ви займаєтесь, коли їдете в метро на роботу, скільки часу у вас займає ця поїздка? Чи буває у вас таке, що ви “тиняєтесь” без діла по дому і не знаєте, за що зачепитися? Гадаю, кожен хоч раз марно проводив час, але це дорогоцінні хвилини, які не можна втрачати. Там п’ять хвилин, там ще десять, там ще трошки – так і проходить година. Не шкода? Використовуйте з користю час, який зазвичай йде у вас даремно. Головне – намагайтеся зайнятися будь-чим корисним, таким чином ви додасте цей відрізок до себе в актив.

Окрім непотрібних справ, існують ще й люди, які відволікають від робочого процесу. Експерти впевнені, що скоротити кількість разів, коли вас відривають від роботи, дуже просто. Потрібно скласти старий добрий список, в якому вказати:

- причину, через яку вас відволікли;

- кількість разів за день;

- осіб, які це зробили;

- час, який було у вас відібрано.

Наприкінці тижня варто переглянути свій список. Визначте стратегію, яка допоможе вам боротися з перешкодами в основній роботі. Швидше за все, ви побачите, що вас відволікають від роботи одні й ті ж люди. Результатом виконаної роботи можна скористатися відразу ж. Попросити людей, охочих зустрітися з вами, зробити це в неробочий час, закривати двері й відключати телефон в години, коли ваша працездатність перебуває на піку активності.

Скажи “НІ”

Навколо нас стільки людей, які потребують допомоги. Буває таке, що дійсно треба допомогти, але, як правило, це просто забаганки. Вмійте сказати “ні”. Щоб розподілити свій час, потрібно вміти відмовлятися від справ, які не відповідають вашим цілям. Таким чином ви заощадите сили, в тому числі й душевні.

Залежність від Інтернету

Багато хто думає, що часті перегляди електронної пошти, своєчасні відповіді на неї, зроблять роботу більш ефективною. На жаль, це лише відволікає від основних завдань на день. Ця пристрасть зменшує сконцентрованість людини, збільшує втому і напруження очей. Найкраще, що ви можете зробити – виділити два рази на день на телефонні дзвінки та перевірку пошти. Звільнений час ви можете використовувати на розробку нових проектів і просування вашої компанії вперед.

Те, наскільки продуктивним буде наш день, залежить лише від нас. Насправді, існує багато способів, які допомагають правильно і легко справлятися з робочими справами. Варто лише захотіти щось змінити на краще.

Вікторія Алєксєєнко