Операція «Тайм-менеджмент», або План втечі з білчиного колеса

У народі кажуть: життя прожити – не поле перейти. Дійсно, слово «перейти» тут не дуже доречне. Радше, це поле потрібно перебігти, адже сучасний ритм життя мало нагадує спокійну прогулянку. Навчання, робота, хатні справи… Хатні справи, навчання, робота… Часом це замкнуте коло схоже на білчине колесо. Як з нього вибратися? Як організовувати свій час? Як працювати продуктивніше? Як припинити шалені перегони і спокійно та впевнено закрокувати по життю? Відповіді на ці питання шукали Дейл Карнегі, Брайан Трейсі, Стівен Кові, Річард Темплар, Андрій Зіньковський. І таки знайшли! Пропонуємо Вам п’ять «планів утечі з білчиного колеса».


Геть нудьгу!

Ваша ефективність напряму залежить від працездатності. А головний ворог працездатності – нудьга. Уявімо ситуацію, що сталася з пересічною працівницею Оленою. Пізно повернувшись з роботи, Олена була надзвичайно виснажена. У неї нестерпно боліла голова. Вона настільки втомилася, що її єдине бажання – навіть не повечерявши, скоріше лягти в ліжко і заснути без задніх ніг. Нарешті дівчина дісталася омріяної домівки, як лунає телефонний дзвінок. Це Оленин знайомий. І він запрошує її на танці. Раптом дівчина на диво збадьорилась. Одягнула улюблену сукню, швидко зібралась і вирушила з дому, який п’ять хвилин тому нізащо б не залишила. Ба більше, вона танцювала до третьої ранку. Повернувшись, Олена лягла в ліжко і ще довго не могла заснути, згадуючи веселу ніч. Виникає питання: чи була вона дійсно втомлена, прийшовши з роботи? Скоріш за все, вона не отримувала задоволення від своєї роботи. Їй просто було нудно.

Доктор Колумбійського університету Едвард Торндайк проводив експерименти, пов’язані з дослідженням втоми і працездатності. Йому вдалося настільки зацікавити студентів, що ті не спали майже тиждень. Висновок доктор зробив такий: «Лише нудьга є єдиною причиною зниження працездатності людини». Отож, намагайтесь відшукати у своєму завданні цікаві для Вас аспекти. Тоді Ви точно не заснете над невиконаною роботою.

Працюйте, як серце

Ви, певно, чули один відомий підхід у здоровому харчуванні. Від звучить так: варто їсти часто, маленькими порціями і до настання голоду. Подібний прийом можна використовувати і для підвищення працездатності. Намагайтеся часто відпочивати, бажано до настання втоми. Дивовижно, але в кожному з нас є беззаперечне підтвердження дієвості цього правила. Це наше серце. Професор Гарвардської школи медицини Уолтер Б. Кеннон дослідив принцип роботи серцево-судинної системи. З першого погляду здається, що серце працює безперервно. Але це не так. Після кожного скорочення воно деякий час відпочиває. Якщо серце скорочується в середньому сімдесят ударів на хвилину, то воно працює фактично дев’ять годин з двадцяти чотирьох. У цілому вдень серце відпочиває п’ятнадцять годин.

Звісно, це не означає, що потрібно весь час ледарювати. Але чергуючи працю і відпочинок, можна досягти більшої продуктивності. Як говорив Генрі Форд: «Я ніколи не стою, коли можу сісти, і ніколи не сиджу, коли маю можливість прилягти».

 «Ялинка бажань»

Чи часто, дивлячись на нескінченний список справ, Ви відчували жах і безпорадність? З цього приводу вже згаданий Генрі Форд сказав: «Чи Ви думаєте, що впораєтесь із завданням, чи навпаки, гадаєте, що воно Вам не під силу – в обох випадках Ви, скоріш за все, матимете рацію». Не варто опускати руки перед обличчям сотні справ. Як би Ви не хотіли, завдання доведеться виконувати. І Ви можете систематизувати і спростити підхід до їх виконання. Як кажуть, великого слона треба їсти маленькими шматочками. У Японії існує ефективна методика під назвою «Кайзен», що в перекладі означає «поліпшення». Цей підхід базується на досягненні будь-яких цілей через виконання великої кількості коротких, але послідовних дій. Тобто у «Кайзен» не існує тверджень на зразок: «От зараз сяду і напишу книгу!» За цією методикою варто писати книгу потроху, хоч по кілька речень, але щодня. Аналогічно Ви можете вибудувати цілу «ялинку бажань». Розташуйте на верхівці Вашу мету, вздовж стовбура – «великі гілки» – основні завдання. І таким чином Ви можете вирахувати до кожної «хвоїнки» – кожного кроку – шлях до своєї мети.

«Пожирачі часу»

Підрахуйте, як часто Ви відволікаєтесь під час виконання одного завдання. Приміром, Вам потрібно написати звіт. Як тільки Ви захочете відволіктись, не робіть цього, а записуйте на аркуші, що Ви хотіли зробити. Таким чином Ви ловитимете себе на місці злочину. Згодом, покінчивши зі звітом, зверніть увагу, на що Ви зазвичай відволікаєтесь. Можливо, Ви згадали, що давно хотіли причитати цікаву статтю, або раптом вирішили дізнатися, що коїться у світі, або згадали, що можна перевірити пошту… Насправді, Ви можете відволікатися і на дійсно потрібні речі, але раз Ви вже взялися за цей бідолашний звіт, доробіть його до кінця. Виявіть своїх потенційних «пожирачів часу» і намагайтеся їх уникнути.

Матриця тайм-менеджменту

Американський експерт з менеджменту Стівен Кові розподілив усі справи, якими займаються люди, на чотири сектори. Перший – нагальні та термінові справи. Другий – самовдосконалення та відпочинок. Третій – важливі справи, але без жорстких термінів виконання. Четвертий – приємні заняття та «пожирачі часу». Зазвичай, найменше уваги приділяють другому сектору. Але, за словами Кові, розум ефективних людей налаштовано не на проблеми, а на можливості, тобто саме на сектор ІІ. Звісно, нікуди не втекти від першого сектору, тому термінові та важливі справи слід робити в першу чергу. Проте далі ліпше перейти до другого сектору і лише потім – до третього і четвертого. Зосереджуючись на своєму особистісному зростанні, Ви робите цінний внесок в успішне майбутнє.

ТЕРМІНОВО НЕТЕРМІНОВО
В
А
Ж
Л
И
В
О
І
Конфлікти.
Нагальні проблеми.
Проекти з дедлайнами.
ІІ
Професійне самовдосконалення.
Налагодження стосунків.
Визначення нових можливостей.
Планування, відпочинок.
Н
Е
В
А
Ж
Л
И
В
О
ІІІ
Перерви, деякі дзвінки.
Деяка пошта, деякі звіти.
Деякі зустрічі.
Нагальні у найближчому майбутньому проблеми.
ІV
Дрібниці, подоба праці.
Деяка пошта.
Деякі дзвінки.
«Пожирачі часу».
Приємні заняття.

 Поради від експерта:

Андрій Зіньковський, призер міжнародного конкурсу ораторів Taped Speech Contest by Toastmasters International, автор майстер-класу «З’їж уявного слона: Тайм-менеджмент, Stress Reduction і Кайзен».

Порада 1. «Геть зі столу»

- Прибирайте з робочого столу (або хоча б з поля зору) ті документи, над якими Ви не працюєте саме зараз.

- Чистий стіл – запорука ясного мислення, завалений – «Коли ж я це все зроблю?»

Порада 2. Правило 30 %

Підраховуючи, скільки часу Вам потрібно для виконання будь-якої роботи або завдання, завжди додавайте 30 % часу від планової тривалості. Наприклад, Ви підрахували, що на написання доповіді Вам знадобиться шість годин. Додайте ще дві години. Чому? Таким чином, Ви заздалегідь підготуєтесь до непередбачених ускладнень або проблем, які можуть виникнути під час роботи.

Порада 3. Списки завдань

- Записуйте те, що маєте зробити, і не намагайтеся тримати все «в голові», тобто майте довгий список Ваших особистих завдань.

- Навіть якщо Ви повинні зробити безліч речей з Вашого довгого списку, визначіться з трьома найнагальнішими і найважливішими завданнями, тобто створіть власний «Список дій Топ Три».

- Виконайте три найважливіші завдання і знову виберіть «Топ Три» із завдань довгого списку.

Олександра Присяжнюк