Розумний тайм менеджмент або ж як встигати все

Сучасність диктує шалений темп — безперервний потік різноманітної інформації, важливі зустрічі та події, сім’я, захоплення, друзі та інші термінові справи. Встигнути все і вижити в такому ритмі — щось на рівні суперсили, яку люди прагнуть роздобути. Тож як вкладатися у часові рамки і при цьому встигати насолоджувався життям? Розповідаємо секрет.


Відпочивайте правильно

Експерт в галузі управління часом Світлана Кононенко дає пораду, як краще організувати свій відпочинок: «Людина — біологічна істота, тому вона звикла до різноманітних ритмів. У зв’язку з цим, перше, що я рекомендую, — це притримуватися ритмічності у відпочинку, тобто робити постійні перерви через строго визначені проміжки часу. Оптимальним є п’ятихвилинний відпочинок через кожну робочу годину або ж десять хвилин через півтори години. Година або півтори — найбільш комфортний для людини інтервал безперервної роботи. Недаремно урок триває 45 хвилин, а пара – півтори години. Тому виділіть цих п’ять хвилин для відпочинку, адже робота без них втрачає ефективність».

Проте важливо не тільки скільки і з якою періодичністю ми відпочиваємо, а ще й як саме це робимо. Світлана Кононенко застерігає: «Найгірший відпочинок — безцільне сидіння за комп’ютером. Таким чином перенапружені очі та мозок не відпочивають. Більш вдалим варіантом є відвернутися від комп’ютера і завести розмову з колегою на будь-яку тему, крім роботи, звісно, або ж зателефонувати другові. Куди кращим відпочинком стане чашка кави або чаю, ну а справжнім подарунком для вашого організму буде невеличка прогулянка на двір, щоб зробити декілька простих фізичних вправ і розім’яти м’язи. Якщо ж ви працювали весь робочий час з людьми, то не зайвим буде побути на самоті».

Тож як говорив Володимир Маяковський, працюймо сидячи, а відпочиваймо стоячи.

Лінуйтеся з користю

Будьмо чесні, кожен з нас регулярно відчуває  на собі дію прокрастинації та ліні, але це не завжди погано. Іноді так проявляється захисна реакція організму, причина дуже проста — перевтомлення, нестача енергетичних, емоційних і фізичних ресурсів або ж невідповідність нашого «повинен» і «хочу». Тож існує звичайнісінька лінь, яку потрібно викорінювати, і творча лінь, яка є джерелом неймовірних ідей. Генеральний директор російської компанії «Організація часу» Гліб Архенгельський зазначає: «Правила творчої ліні прості, перше з них — якщо вже лінуватися, то на всі 100%, не намагайтеся в цей час думати про якість проблеми і тим паче їх вирішувати. Правило друге — треба свідомо приймати рішення: «хочу лінитись — значить буду», без докорів совісті. Правило третє — перед творчою лінню завантажте свій мозок важливою інформацією, але не думайте про задачу під час самої ліні».

Організуйте свій сон

Сон — важливий спосіб відновлення сил та енергії. Один із найважливіших чинників якісного сну — здоровий режим щодня. Варто привчити себе лягати спати і прокидатися в один і той самий час, таким чином сон нормалізується, а організм звикне прокидатись без будильника.  Ще одна порада — не їсти за декілька годин до сну та регулярно провітрювати кімнату. Це сприяє швидкому засинанню та здоровому відпочинку. Щодо кількості годин, які варто витрачати на сон, то тут все індивідуально. Наш сон складається з декількох циклів зміни швидкого і повільного сну. Тривалість циклу у всіх людей різна, і становить від однієї до двох годин. Коли тривалість сну кратна тривалості циклу, людина прокидається бадьорою й енергійною. Ваша задача — простежити ваш цикл і визначити оптимальну кількість годин.

Вважається, що людська працездатність і активність має два спади і підйоми. У так званих «жайворонків» цей підйом відбувається на початку дня, а у «сов» у другій половині, тобто під вечір. Таким чином найсуттєвіший спад активності відбувається після обіду. Найпростіше вирішення цієї проблеми — це денний сон. Згадаємо британського прем’єр-міністра Вінстона Черчіля, його знаменитий денний сон можна було перервати тільки у разі війни. Не шкодуйте витрачені тридцять хвилин на сон протягом дня — вони окупляться високою працездатністю до вечора.

Тренуйте свій мозок 

Як би людині не подобалась її робота, часом бувають важкі і неприємні завдання. У таких випадках вона усіма силами прагне відтягнути час, тільки би не робити цю важку роботу. У психології є поняття «якір» — це будь-яка матеріальна прив’язка: музика, колір, слово, рух, обряд — пов’язана з нашим певним емоційним станом. При необхідності розпочати важливе завдання ми вмикаємо наш «якір» і налаштовуємо себе на відповідний емоційний стан. Хорошим якорем є музика. Спробуйте прив’язати різну музику до різних справ. Тут варто пам’ятати, що використовувати такі матеріальні прив’язки потрібно лише за прямим призначенням, не плутаючи їх і не повторюючи. Якщо, наприклад, кава є «якорем на роботу», і раптом ви випиваєте чашку на відпочинку, таким чином ви посилаєте у мозок сигнал: «час працювати». Такий відпочинок неефективний, навіть якщо ви не плануєте далі працювати. Якоря допомагають швидко переключатися із однієї справи на іншу.

Експерт у галузі управління часом Світлана зазначає: «Витратити менше часу на «розкачки» допоможе «метод швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному. Так би мовити, вигризаючи з різних місць маленькі прості та приємні шматочки роботи.»

Плануйте свій день

Між плануванням та безпосередньо результатом лежить величезна кількість буденної роботи. Як її правильно організувати? Найголовніше правило — пишіть перелік справ на день. План існує не для того, аби загнати себе у жорсткі рамки і не реагувати на зміну обставин. Навпаки, цей спосіб допомагає орієнтуватися у ситуації, коли усе змінюється. Обов’язково  треба записати перелік справ і проглядати його протягом дня, при цьому планувати день потрібно ще з попереднього вечора, таким чином, новий день буде починатися з чіткого уявлення кількості важливої роботи.

Звісно, ці корисні звички та правила допоможуть вам не самі по собі, а тільки за умови старанної роботи, самодисципліни і бажання стати продуктивним. Тож не витрачайте час даремно, а дні відпочинку проводьте з близькими та друзями.

Ірина Лавріненко