Устигнути все: гайд із продуктивності

Сьогодні на полицях книгарень можна знайти чимало книг із мотивації, продуктивності і планування. Здається, що у світі існує тільки два типи людей: ті, що пишуть ці книги і ті, що читають їх — настільки багато однакових за змістом книжок і різними за оформленням палітурки. 


Ми систематизували усі поради в одному матеріалі, щоб Ви не губилися у морі непотрібної інформації та обрали найголовніше для покращення свого стилю життя.

Побороти лінь

Якщо за планом у вас багато роботи, а мотивації зовсім немає — розбийте справи від  менших до більших. Поступово, йдучи крок за кроком, винагороджуйте себе за виконану роботу. Якщо завдання складніше — рівень винагороди повинен бути кращим. Це може бути смаколик, річ або цікаве проводження часу — байдуже, головне, щоб Вам це було до душі. Головне правило – відпочивайте, якщо виконали завдання. Однак надмірно довгий відпочинок збиває і все важче змусити себе щось робити. Під лежачий камінь вода не тече.

Оптимальний графік

Запишіть на листку коли, скільки і якими справами Ви займаєтесь. Це допоможе побачити ясну картину того, на що Ви бездумно витрачаєте дорогоцінний час упродовж усього дня. Можливо, більшість часу займає безцільне відвідування соціальних мереж?Або довгі теревені телефоном?
Якщо у Вашому графіку є період, коли Ви зовсім нічого не робите, чи просто робите вигляд діяльності, щоб довше відтягнути час, спробуйте в цей період повчити щось нове. Або є інший варіант — вкоротити дедлайн, тоді Ви будете більш сконцентрованим над поставленою задачею і не будете розпорошуватись на непотрібне.

Пріоритети

34-й Президент США Дуайт Ейзенхауер мав свій принцип відсіювання зайвого у щоденнику. Справи розділяються на чотири категорії:

  1. Термінові і важливі (те, що потрібно зробити негайно);
  2. Важливі,однак не термінові (виконання яких можна ще відкласти);
  3. Термінові, однак не особливо важливі (можна доручити комусь іншому);
  4. Неважливі і нетермінові справи (від яких можна взагалі відмовитися).

Такий метод має назву «Матриця Ейзенхауера» і багато успішних людей нею користуються. Часто ми кидаємося виконувати непотрібні задачі, хоча не помічаємо, як бездумно витрачається час і зусилля, які можна було б використати на щось дійсно корисне і важливе.

Багатозадачність

Усі ми знаємо, що роботодавець шукає людину, яка могла б уміти все. З усіх-усюд лунають лозунги: «Багатозадачність-твій шлях до успіху». Звісно, звучить круто, однак на практиці твердження про успіх справ шляхом монозадачності стоїть на щабель вище. Багатозадачність – це тільки ілюзія успіху. Використовуючи цей метод, Ви збільшуєте не тільки час виконання роботи, а й імовірність помилки. Професор медицини Ерл К. Міллер у своїй статті для New York Times розповідає: «У нас обмежена кількість когнітивного трафіку – кількість думок і спогадів, які ми можемо втримати у голові. Ваш мозок може обдурювати себе, вважаючи, що має більше можливостей, чим є насправді. Але це дуже складно – вгамовувати одразу кілька думок, перемикаючись туди і назад».
Багатозадачність буде корисною у вільні хвилини, коли мозок не обтяжується великою кількістю складної інформації.

Чистота

Матеріали для роботи легше знайти, якщо вони заздалегідь розсортовані і знаходяться там, де потрібно. Безліч часу і зусиль витрачається на пошуки у стосі  паперу потрібного листка, який «Я ж десь його тут бачив». Це стосується і непотрібних речей, які з малою імовірністю колись знадобляться — викиньте цей багаж. Не бійтеся позбуватися від зайвих речей і побачите, що жити стає легше.

Спілкування

Давно доведено факт, що обмін навіть кількома фразами із колегою чи знайомим позитивно впливає на роботу. Це Ваша можливість у стислому варіанті отримати корисну інформацію, яка може знадобитися у втіленні планів. Також це гарна можливість побудувати довіру у стосунках. І важливо — не соромтеся шукати допомоги у знайомих, Ви будете здивовані кількості людей, які захочуть посприяти реалізації Ваших планів.

Додатки для телефону або комп’ютера

Розробники програм для гаджетів давно зрозуміли користь від планування і розробили безліч додатків, які зручно і легко допоможуть організувати день. Пропонуємо топ найкращих планерів і додатків, які зроблять життя простішим.

Any.do — ця програма допоможе організувати список справ, використовуючи замітки і нотатки. Завдяки  можливості сортуванню справ за категоріями, можна виділяти важливе від другорядного.

Evernote — додаток, який не дасть загубити важливі презентації, аудіо-відео- та фотоматеріали. Зміни вносяться не тільки завдяки текстовим повідомленням, а й завдяки голосовим повідомленням.

Remember the Milk зручний завдяки синхронізації з іншими програмами. Тут можна не тільки записувати звичний для всіх список справ, а й розбивати великі цілі на менші.

Rescue Time — прекрасний аналізатор роботи. Увімкнувши додаток на початку роботи, можна прослідкувати, скільки часу було проведено на певних сайтах і згодом проаналізувати, що заважає сконцентруватися на роботі.

Timeful — особливий тим, що збирає інформацію про звички і на основі аналізу рутини інформує про піки продуктивності. Таким чином, визначається оптимальний час для роботи.

Сподіваємось, що наші поради полегшать Вам життя і допоможуть у підкоренні нових вершин.

Лілія Левицька